IntelliMate 如何使用 PDF、Word 和笔记创建本地 AI 知识库？

IntelliMate 是面向 Windows 和 macOS 的桌面文档助手，可把 PDF、Word、笔记、表格和代码文件加入本地知识库，再跨文档提问、生成摘要或起草新内容。文档、查询、回答和聊天历史保存在用户设备上，答案会附可打开核对的来源摘录；但高级推理通过 IntelliMate 的安全中继调用 OpenAI 模型，因此“本地文档处理”不等于“模型推理完全离线”。

先确认系统与使用边界

Windows 版面向 Windows 10/11，macOS 提供 Apple Silicon 和 Intel 安装包。安装后不应立即导入全部资料，先用几份无敏感信息的测试文件验证格式解析、嵌入和回答质量。

当前官方页面说明免费版包含高级推理，但每月只有有限聊天消息和嵌入页面；付费方案提高或取消这些额度。价格与限制可能变化，正式迁移前应在应用内查看当前方案。

第一步：准备适合导入的资料

支持的格式包括 PDF、DOCX、XLSX、CSV、Markdown、HTML、TXT、JSON、YAML、TOML、Terraform 配置、环境文件、XML、日志，以及 JavaScript、TypeScript、Python、Java、Go、Rust、Shell 等源代码。

导入前执行四项整理：

• 删除重复副本，保留明确的有效版本。
• 用文件名标明主题、日期和版本。
• 检查扫描 PDF 是否包含可提取文字。
• 从环境文件和代码中移除密钥、令牌与个人数据。

格式“受支持”只表示可以处理，不保证复杂表格、图片、批注或幻灯片布局全部保真。关键资料必须抽样检查。

第二步：建立小而清晰的知识库

打开应用后添加文件，先以一个项目或主题为范围，例如产品规范、合同审查或研究论文。不要把权限不同、版本冲突或用途无关的文件混在同一批次。

按批次导入还有一个实际好处：嵌入页面按月计量。先导入最常使用的材料，验证效果后再扩大范围，可以避免用额度处理低价值或重复页面。

第三步：先做检索验证，再做长摘要

完成导入后，依次提出三类问题：

1. 定位题：询问只在某个文件中出现的编号或术语。
2. 精确题：询问包含日期、金额、条件或例外的规则。
3. 无答案题：询问资料从未说明的事项。

定位题和精确题应返回正确摘录；无答案题应明确证据不足。若系统在无来源时仍给出确定结论，就应缩小资料范围并在问题中要求“只根据文件回答”。

第四步：跨 PDF、Word 和笔记比较

IntelliMate 可以同时询问多份文档。跨文档问题应明确比较维度，例如：“分别列出合同、实施方案和会议纪要对交付日期的表述，标出冲突，不要自行选择正确版本。”

先要求逐文件提取，再要求综合，通常比直接让模型写总论更容易检查。适合的任务包括：

• 比较多版政策的新增、删除和变化条款。
• 把会议行动项与项目计划逐项对应。
• 从研究论文和个人笔记中分离原始结论与个人推断。
• 汇总多份技术文档中的安装前提和兼容限制。

第五步：验证来源摘录

答案附带可打开的来源摘录。复核时检查：

1. 摘录是否直接支持对应结论。
2. 是否遗漏前后文的限定、否定或例外。
3. 数字、单位、日期和主体是否准确。
4. 引用的是正式版本还是旧草稿。
5. 多个来源冲突时是否明确呈现。

来源存在并不等于推理必然正确。合同、人事、财务、医疗和安全结论仍需责任人阅读原文。

第六步：把摘要转成可用成果

系统可从文档生成关键点、解释、行动项、报告、提案和笔记草稿，也能输出思维导图、代码高亮和其他富格式内容。使用时应保留三个层次：

层次	内容	是否可修改
来源	原始 PDF、DOCX 和笔记	保留原件
提取	引用、事实和行动项	核对后确认
创作	报告、提案和总结草稿	人工编辑

不要让生成草稿覆盖来源文件，也不要把模型补充的过渡语句误标为原文事实。

聊天历史适合延续项目上下文

聊天记录保存在本机，可在后续会话继续工作。一个项目使用独立会话，并在问题中写明版本和范围，可以减少旧上下文污染。

资料更新后，最好新建一次验证会话或明确要求忽略旧结论。聊天历史是工作记录，不是永远有效的知识来源。

准确理解隐私链路

官方说明中，文档、查询、AI 回答、聊天历史和头像存储在本机，不上传或存储到 IntelliMate 服务器。然而高级推理使用 OpenAI 模型，并通过 IntelliMate 的中继服务调用，无需用户自己的 API 密钥。

这意味着至少要区分三件事：

• 原始文件是否作为文件上传。
• 为回答问题选出的文字片段是否发送给模型。
• 服务提供方是否保存请求日志或用于其他处理。

“文档不上传”不能推出“任何文档内容都不会离开设备”。处理敏感资料前，应阅读当前隐私政策、使用条款和组织规定，确认中继与模型提供方的数据处理方式。

管理免费版额度

官方页面当前列出的免费版为每月 20 条聊天消息和 400 个嵌入页面。为了避免浪费：

• 先清理重复与无关文件。
• 把多个零散问题合并为结构化请求。
• 先用少量文件验证解析和检索。
• 保留高价值回答和来源核对记录。
• 不要反复嵌入内容完全相同的导出件。

Plus 和 Pro 提供更高额度或公平使用下的不限量能力，但应根据真实月度用量选择，而不是仅按知识库大小判断。

建立一组固定回归问题

每次更新资料后，用相同问题测试：

• 一个精确术语能否找到正确文件。
• 一个跨文档比较是否列出全部来源。
• 一个带例外的规则是否保留限定条件。
• 一个无答案问题是否拒绝臆测。
• 一段代码或表格能否被正确解释。

若回答变化，先检查源文件和摘录，再判断是否由模型输出波动造成。

适合与不适合的场景

IntelliMate 适合个人研究、合同初读、政策查询、技术文档梳理和基于多文件起草内容，尤其适合希望文件与聊天历史留在桌面应用中的用户。它不适合必须完全离线推理、禁止任何片段发送给第三方模型，或需要精细团队权限与审计的场景。

完整使用流程应是：筛选并清理资料，小批量导入，先验证检索和来源，再进行跨文档问答与创作，最后逐条复核引用并记录数据边界。只有同时管理证据质量、额度和云端推理风险，本地文档知识库才真正可用于严肃工作。